國際河流水電開發生態環境研究工作委員會

公文處理管理辦法（暫行）

為了加強國際河流工作委員會的公文管理，提高公文質量和辦事效率，使之規範化、製度化、科學化，根據國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》的有關規定，結合國際河流工作委員會的實際情況，特製定本辦法。

一、公文種類及發文形式

（一）公文種類

國際河流工作委員會通常使用的公文種類有：通知、決定、通報、請示、報告、函、會議紀要等。

（二）發文形式：

1、對外發文必須使用文頭為紅字的"國際河流工作委員會文件"專用發文紙。發文編號排序為："水電國際河流［××××］××號，如：水電國際河流［2012］01號。

2、國際河流工作委員會部門發文，發文編號排序為：水電國際河流×字［××××］××號，如：水電國際河流秘字［2012］01號、水電國際河流財字［2012］01號等。

3、國際河流工作委員會內部一些事項的通知、通告等文件，按其重要程度的不同，也可不標注發文編號，隻使用帶有國際河流工作委員會字樣的信函紙，加蓋公章即可。

4、發文編號一律由辦公室統一編排。

二、公文的一般格式

公文的格式一般包括：文件的頭、發文的號、標題、簽發人、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位、抄送單位以及秘密等級，急緩程度等。

（一）文件的頭。即發文單位的全稱。聯合發文，主辦單位居首位。

（二）文字字號。包括總會、部門代字、年號、順序號。年號要使用公元全稱。

（三）公文標題。由公文主要內容和文種兩部分組成。

（四）簽發人。上行公文應在文頭紅線上方，發文字號的右方打印簽發人姓名，以示負責。

（五）主送單位。寫明全稱，按其性質級別或慣例依次排列。

（六）正文。即公文文體，如層次、結構較多，分條的標識方法是：

第一級：一、二、三…

第二級：（一）、（二）、（三）…

第三級：1、2、3…

第四級：⑴、⑵、⑶…

（七）發文時間。即文件最後落款日期，以負責領導簽發的日期為準。幾個單位聯合發文以最後簽發的日期為準。會議通過的文件，以通過日期為準。

（八）印章。印發公文一律加蓋印章，並應齊年壓月。幾個單位聯合發文應在落款處打印單位名稱，主辦單位排列在前。

（九）主題詞：上行文應標寫主題詞，按要求根據公文的主要內容概括出規範的詞彙，標寫在公文日期下方，抄送單位上方。

（十）抄送單位。按上行、平行、下行順序排列。

三、行文規則

（一）國際河流工作委員會各部門對外、對上行文均要以國際河流工作委員會的名義。

（二）行文應一事一文。

（三）一般不得越級行文，一般不要寫給領導者個人，特別緊急時，應由領導本人簽名後發出，可不編文號。

四、公文的辦理

（一）收文辦理。收到公文由辦公室統一分發，署名個人，分發給個人。

其餘文件根據內容分類進行登記，登記後文件由辦公室根據內容請秘書長閱示並批轉有關部門辦理，並辦理簽收手續。各部門收到分轉承辦的公文應及時按要求辦理，不得推諉、延誤。確認不屬於本部門承辦的公文應及時退回辦公室，不得積壓或自行處理。公文催辦由辦公室負責。

（二）發文辦理

1、擬稿。按規定的公文格式行文，並使用國際河流工作委員會統一稿紙和公文用紙。公文內容情況屬實、條理清楚、層次分明、文字簡練。人名、地名、數字、引文應準確，時間要寫明年月日。引用公文要注明標題和文號，並加包括。擬稿完成後，由副秘書長負責核稿，核稿後簽字。公文涉及國際河流工作委員會內部有關部門的，應請有關部門會簽。

2、簽發。簽發視文件重要程度而定，國際河流工作委員會重大活動，如換屆等，所有文件由國際河流工作委員會主任簽發，平時日常文件由國際河流工作委員會秘書長或秘書長授權常務副秘書長簽發。簽發欄內簽署姓名、時間。

3、核稿。簽發前的文件必須嚴格把關，全麵審核，沒有問題的稿件，方可簽發。

4、校對、打印（複印）由辦公室負責完成。

5、用印。公文發出要加蓋印章，一般對外國際河流工作委員會發文應用國際河流工作委員會印章，特殊情況，視文件的重要程度而定，也可加蓋秘書處印章。

五、公文的歸檔、立卷、銷毀

（一）公文的發文，收文辦理完畢後，應及時歸檔。部門應將處理完畢後的文件底稿、附件、簽報、批示等有關材料收集齊全，按規定完整交辦公室，由專人統一整理立卷。辦公室對歸檔文件進行管理，個人不得保存應歸檔的公文。

（二）專門檔案，如：財務檔案、技術檔案等材料的歸檔，按專業性質特點和專業技術要求規定，立卷歸檔。

（三）沒有必要存檔的公文經過鑒定和主管領導批準後，方可辦理銷毀。