國際河流水電開發生態環境研究工作委員會

合同管理辦法（暫行）

第一章 總 則

第一條為了維護國際河流水電開發生態環境研究工作委員會（以下簡稱國際河流工作委員會）權益，建立合規合法、權責清晰、履約規範的合同關係，根據《中華人民共和國合同法》和《國際河流工作委員會章程》，結合國際河流工作委員會實際情況，特製定本辦法。

第二條本辦法所稱合同，是指國際河流工作委員會與企業單位法人或事業單位法人之間簽訂的與水電開發生態環境保護研究、工程有關的各類技術合同（含研究/基金項目合同）、經濟合同。

第三條國際河流工作委員會應重視合同管理工作，加強對合同管理工作的領導，提高合同管理水平及合同執行力。

第二章 管理機構與職責

第四條合同管理歸口部門為國際河流工作委員會秘書處財務部。

第五條合同管理實行合同登記製度、責任人製度、履約情況報告製度、合同履約監督檢查製度、合同糾紛調解製度。

（一）合同登記製度：合同簽訂後，在15個工作日內報秘書處進行登記。

（二）責任人製度：合同責任人製度包括第一責任人製度及直接責任人製度。第一責任人為國際河流工作委員會主任，項目負責人為合同履約的直接責任人。直接責任人對合同的履約向第一責任人負責。

（三）履約情況報告製度：包括初期履約情況報告製度、半年履約情況報告製度和履約完成情況報告製度。

（四）合同履約監督檢查製度：國際河流工作委員會根據合同履約報告、合同糾紛報告及通過其他方式了解到的情況，對合同的履約情況進行監督與檢查，以督促按照合同約定履行義務。

（五）合同糾紛調解製度：國際河流工作委員會本著友好協商原則，對合同糾紛實行調解製度。調解不成，采取申請仲裁及訴訟方式。

第六條合同管理部門（秘書處）的主要職責是：

（一）做好合同文本管理並審查合同，嚴格按照有關規定製定和使用合同文本，防止不完善或不合法的合同出現；

（二）統一辦理授權委托書，嚴格管理本公司合同專用章的使用；

（三）負責建立合同管理台帳，定期向合同履約第一責任人報告合同管理工作情況；

（四）負責定期編製合同履約報告，並向合同履約第一責任人報告合同履約情況；

（五）協調處理合同糾紛；

（六）監督檢查合同的履行情況。

第七條根據項目內容組建項目組。項目組的主要職責是：

（一）負責合同的日常管理工作；

（二）負責合同的論證、起草、談判和會簽工作；

（三）負責建立本項目合同管理台帳，定期向合同管理部門（秘書處）報告合同管理工作；

（四）負責定期編製本項目合同履約報告，並向合同管理部門（秘書處）報告合同的履約情況；

（五）協調處理本項目的合同糾紛。

第三章 合同的簽訂及審批管理

第八條合同的簽訂應當滿足以下要求：

（一）國際河流工作委員會對外簽訂合同，應由法定代表人^[1]或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以國際河流工作委員會名義對外簽訂合同。

（二）合同應當采用書麵形式。合同文本應當采用合同示範文本。如果沒有合同示範文本，應當參照類似的示範文本。采用合同示範文本時，可以根據所訂合同的具體情況依法作出補充約定。

（三）國際河流工作委員會合同都應按順序編號。

（四）合同及其有關的書麵材料，應當語言規範，字跡（符號）清晰，條款完整，內容具體，用語準確、無歧義。

（五）訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所，標的，數量和質量，價款和報酬，履行的期限、地點和方式，違約責任及解決爭議的方法等。

（六）法定代表人或委托代理人應當親自在合同文本上簽名蓋章。

（七）簽訂合同，應當加蓋單位的合同專用章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。

第九條合同審批程序：

（一）簽訂合同前必須嚴格審查對方的主體資格。

（二）簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。

（三）簽訂合同，必須認真審查對方的履約能力。

（四）簽訂合同，應當仔細審查對方提供的有關證明資料，必要時應到簽發部門進行驗證或進行實地考察，以防對方偽造或變造證明材料。對方提供的各種證明資料中所使用的名稱、印章等內容必須完全一致。

（五）訂立依法應當辦理批準、登記、見證、鑒證、公證等特別程序的合同時，應當依法辦理特別手續。

（六）合同承辦人/項目負責人應將合同的副本一份及時送交國際河流工作委員會秘書處財務部備案，作為財務部收付款物的依據。

第四章 合同的履行、變更和解除

第十條合同履約管理

（一）國際河流工作委員會主任全麵負責合同的履行。項目負責人具體負責其訂立合同的履行。

（二）在履行合同過程中，根據情況的變化，應當對對方的履行能力進行跟蹤調查。如發現問題，合同承辦人要及時處理，必要時經項目負責人同意，可實地調查合同標的情況和對方的履約能力。

（三）合同結算必須通過國際河流工作委員會秘書處財務部進行。對合法有效的合同，財務部必須在合同約定的期限內結算。對未經合法授權或超權限簽訂的合同，財務部有權拒絕結算。

（四）凡與合同有關的來往文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據留存。對國際河流工作委員會的履約情況，除妥善保存有關收付憑證外，還要做好履約記錄。

第十一條合同的變更和解除

（一）在合同履行過程中碰到確有不可克服的困難（如遇不可抗力等）而需要變更、解除合同時，應由項目負責人在法律規定或合理期限內與對方進行協商。

（二）變更、解除合同必須采用書麵形式，口頭形式一律無效。

（三）變更、解除合同的協議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應履行。

（四）因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免負責任的以外，應承擔的相應的責任，須在變更、解除合同的協議書中明確說明。

第五章 合同檔案管理

第十二條合同管理部門應對合同和招投標資料進行整理後歸檔，對與合同有關的附件、簽署意見、變更或解除協議、談判記錄等也應進行整理一並歸檔。

第六章附 則

第十三條本辦法自討論通過之日起生效。本辦法由國際河流工作委員會秘書處負責解釋。

附件圖示管理辦法